我处顺利完成2015年中国青年工作院校协会第三届理事会第三次会议保障任务

2015年中国青年工作院校协会第三届理事会第三次会议顺利闭幕。我处在此次会议的承办过程中承担了饮食、住宿、车辆、会场、医疗、校园环境及卫生等方面的保障任务，大家在会议过程中团结一致，默默的辛勤奉献，确保会议圆满成功。

我处在接到会议保障任务后，及时召开会议，研究、部署、分工，制定各项工作流程和保障方案，进行了充分的准备。暑假前就多次外出进行考察，联系住宿、会场等事宜，了解住宿、餐饮、车辆价格，做好会议的开支预算。在综合考虑交通便捷、价格合理、环境优雅等方面的因素，确定在济南军区燕子山庄安排住宿及会议。

1、饮食服务。

根据会议日程需要，9月22日中午、晚上、9月23日中午、9月24日中午与会人员需要在燕子山庄用餐；对提前报到及晚走的代表，我们提前掌握信息，联系山庄餐饮部门，妥善全程安排用餐。为保证用餐方便及控制费用，我们使用山庄空白餐券，加盖山东青年政治学院后勤管理处公章，并根据就餐时间及人数，填写就餐时间，每餐结束后，及时统计就餐人员数量并签字确认。临时工作人员和学生志愿者，也及时安排就餐。

9月23日晚上代表约100人在东校餐厅用餐，9月23日全天同时还有全国团校说课比赛人员约50人用餐。我校餐厅对外接待能力有限，为保证供餐，提前联系山东省委党校餐厅、山东金膳林餐饮管理有限公司等带领厨师及服务团队来学校餐厅帮忙，早准备，预先购买部分餐具、制定用餐方案。用餐效果很好，受到广泛好评。

2、住宿服务。

根据与会代表报名回执，及时联系燕子山庄，落实房源。燕子山庄会议非常密集、房间及其紧张，9月22日中午还有很多房间没有退房。我们会议用房分布在1号楼、2号楼、9号楼，与会代表住宿要求也不一样。9月21日上午，工作人员就早早来到住宿现场，根据报道时间、住宿要求、房源情况等因素，预先设计《2015年中国青年工作院校协会第三届理事会第三次会议住宿安排表》，与山庄工作人员一起，逐一落实、核对每位代表房间安排。

部分代表临时因故不来参会，部分单位临时增加与会人员，部分代表因故晚点，报到情况复杂多变，我们及时调整，24小时坚守现场。有个别代表回执表没有回复给我们而半夜突然前来报道，在房源特别紧张的情况下也协调安排及时入住。

3、车辆服务。

接到接站工作任务后，车辆管理中心根据我校现有车辆情况，结合会议人数及时间，在确保学院正常运转的情况下，调动学院车辆同时联系租赁社会车辆，针对参会人员分布情况，将接送站工作分为两个组，即机场组和西客站组，因济南站来人较少，由西客站兼顾济南站接站工作，同时根据人数及参会人员到达时间情况，将车辆合理分配到每个组，考虑到临近中秋节容易堵车，接站时全部车辆均在接站地点等候，送站时均提前一个小时出发，保证接送站及时准确，且让参会人员不长时间等候。我们的接站车辆统一制作了接站牌；提前与机场贵宾通道联系，车辆从贵宾通道进出方便了接机程序；接站人员与燕子山庄及时联系，提前为代表准备住房；接站人员和志愿者对代表以礼相待，主动搬运行李；对各种突发事件进行了及时处理，接送站有条不紊，顺利进行。

4、会场服务。

22号-24号大小会议共七场。我们提前联系燕子山庄确定了会场，了解各个会场的情况和布局。根据各个会场的情况确定横幅的样式、尺寸，提前和燕子山庄协调确定开会的摆设等。每场会前挂好横幅，调试好空调、灯光、音响、投影仪，摆好桌签、贴好背签，摆好水杯、瓶装水，准备好会议用书面材料，安排志愿者进行会场引导，为代表打印稿件，安排好茶歇等。会前，我们按照代表的回执安排好不同会场的座次表，制作代表的桌签。由于会议比较密集，往往是一个会还没结束就得开始准备布置下一个会场。在人手不足的情况下，后勤处互相帮助，会场物品摆放整齐划一，会场服务得到了很好的保障。

5、医疗服务。

为保障代表的身体健康，防止部分代表因长途跋涉、水土不服等原因引起身体不适，我处安排1名医生24小时随诊。医疗服务中心积极准备各类应急药品、仪器设备，医护人员主动到各房间询问参会人员身体情况，测量血压、发放感冒药品、胃肠药品，耐心细致对参会人员的问题进行解答，从专业角度提出合理用药、饮食方案，并多次回访。有的代表在会议期间出现了身体不适的情况，医护人员及时进行了处理，快速将药品送到代表的手中。

6、环境卫生及水电保障。

本次会议有大半天的时间是在东校区进行。为了展示优美整洁的校园环境，我处提前安排，做好环境清理整顿工作。在校园内工程比较多的情况下，基建抓紧工期，清理工地周边的道路、完成绿化种植；物业管理中心更换了校园内老旧的垃圾桶，增加垃圾桶的数量，维护校园卫生；组织保洁人员对环境卫生进行了清理，督促清理了垃圾站的垃圾。水电暖配套服务中心为保障迎新晚会的顺利进行，及时向历城供电公司递交了保电申请，工作人员对电力进行了全程保障。

我处很多年没有承办全国性的大型会议，这对我们是锻炼、是检阅、更是学习提高。会议筹备与组织的过程是辛苦的，但会议圆满闭幕，与会领导们对我们的工作表示满意和肯定，就是我们最大的安慰。每个参加会议筹备的人员都对工作投入了很大的热情，付出了很大的努力。参加会议筹备的几位同志天天坚守工作现场。接送站的同志有的凌晨一两点去接站，安排住宿的同志一连几天都在会场，很多同志从一大早六点多钟来到会场，半夜才能回家，非常繁忙。

通过这次会议的锻炼与学习，我们得到的很多方面的提高。譬如，餐厅限塑取得成效，我们今后还要坚持；餐厅文化氛围建设得到提升；餐厅接待能力、菜色菜品得到了锻炼和提高。我们一定及时总结经验，改正不足，在今后的工作中不断提高。

后勤管理处   

2015年9月30日