基本建设档案管理实施细则
第一章 总则
第一条 为了加强学校基本建设档案的收集、整理、归档工作，保证学校基建档案 的完整、准确、系统、规范，根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条 例》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《济南市城市建设档案管 理规定》、《高等学校档案工作规范》等有关工程建设的法律法规、规范标准，按照学 校档案管理有关规定，结合实际情况，制定本细则。
第二条 本细则所述基建类档案材料是指学校的基建项目从酝酿、决策到建成交付 使用以及改建、扩建、抗震、加固、维修等项目的全过程中形成的、对学校和社会具有 保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。
第三条 基建档案按项目管理归档，后勤管理处在工程招标及与勘察、设计、施 工、监理等单位签订协议、合同时，应在专用条款中对基建档案和工程资料的编制责任、 套数、费用、质量和移交期限等提出明确要求。
第四条 后勤管理处应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，各科室负责人为资料管理的第一负责人。
第二章 工作规则
第五条 后勤管理处各科室应随工程进度同步收集、整理工程资料并按规定移交，移交 的资料应为工程原件。
第六条 基建档案应完整、准确、系统。对与工程建设有关的重要活动、记载工程 建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归 档。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等的，应按有关规定予以处罚。
第七条 归档文件应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。工程资料在相关移 交过程中应办理相互签收手续，保证资料安全。
第八条 工程资料存档原则上必须是正本、原件（盖章）；如果原件另有它用，则 在复印件上应注明原件存档处。工程档案一般不少于二套，一套（原件）移交学校档案 馆；一套（原件）移交济南市城建档案馆。移交清单一式两份，填写案卷标题、卷内文 件页数、案卷数量、移交时间。移交双方签字盖章，各持一份存查。
第九条 按建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，即可分前期报批手续 完成，项目竣工验收，项目结算审计完成等三个阶段和时期分别完成。
第十条 基建档案的保管期限分永久、长期、短期三种。永久是指工程档案需永久 保存，长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命，短期是指工程档案保存 20 年以下，其中永久和长期适用于需要归档于城建档案馆及学校档案馆的资料,短期适用 于留存于后勤管理处的资料。
第三章 工作职责
第十一条 后勤管理处专人负责规范基建档案材料的形成、积累、保管和整理立卷、归档、移交工作，具体职责如下：
（一）建立项目台账，对接收的档案资料及时登记。
（二）结算审计完成后三个月内将该项目的所有资料移交学校档案馆及济南市城建 档案馆。
（三）负责各类会议纪要，后勤管理处发文等的收集、整理工作。
第十二条 后勤管理处工程管理科负责前期报批资料，材料科负责材料进场及材料检测报告 等资料，后勤管理处施工管理科负责施工过程文件、竣工资料的收集、整理，并分批移交档 案管理员。具体职责如下：
（一）负责对列入学校档案馆、城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收。结算 审计完成后六个月内将该项目的所有资料移城建档案馆。
（二）负责整理前期报批的各类资料并建立台账，项目开工时移交给档案管理员。
（三）负责施工过程中确认的设计变更、技术核定单、检测报告等资料，在项目竣 工验收后移交档案管理员。
（四）督促施工单位、监理单位在竣工验收后一个月内移交施工和监理竣工资料、 竣工图各 2 套（竣工资料其中一套原件；竣工图为蓝图）。负责对施工资料、监理资料 进行审查，并及时移交档案管理员。
第十三条 后勤管理处监督科负责基建投资计划、项目投资估算、施工预算、结算、 各类工程合同、认价文件等资料的收集、整理工作，并及时移交档案管理员，具体职责如下：
（一）配合档案管理员对列入学校档案馆、城建档案馆接收范围的工程档案进行 预验收。
（二）负责整理地勘、设计、图审、控制价编制、监理、施工、检测等合同，建立 台账，分批移交给档案管理员。
（四）负责整理施工过程中经济签证核定单、认价文件等资料，在项目竣工验收后 随工程结算资料一并移交档案管理员。
（五）督促施工单位在竣工验收后报送结算资料，并及时报送给审计处。配合对中 介机构出具的审计报告初稿进行检查，正式报告及时移交档案管理员。
第四章 基建档案管理
第十四条 基建档案归档范围及保管期限
（一）JJ11 综合
1.上级有关我校基建工作文件（永久） 2.基建工作大事记（永久）
3.基建工作规章制度（长期）
4.上级有关基建工作的文件；（长期） 5.基建处会议纪要；（长期）
6.基建工作计划、总结、简报；（长期） 7.基建工作总体规划；（永久）
8.基建工作年度(季度) 总结、统计报表；（永久） 9.全校性总体规划、设计总平面图；（永久）
10.水、电、气管道分布图；（永久）
11.地质勘探、地形测量材料；（永久）
12.征用土地的报告、协议及上级批复；（永久）
13.产权证书；（永久）
（二）JJ12[1] 工程基础 14.立项申请；（长期）
15.可行性研究报告及审批意见，（永久）
16.计划批文、批复（永久）；
17.建设用地规划许可证；（永久） 18.国有土地使用证；（永久）
19.拆迁文件及拆迁验收文件；（永久）
20.征地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书；（永久）
21.承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件；（永久）
22.有关卫生、防疫、环保、消防、人防、文物、园林等部门审查意见；（永久）
23.规划定点通知及定点图；（永久） 24.建设工程规划许可证；（永久）
25.勘察、设计、施工、监理合同；（长期）
26.地质勘察报告；（永久）
27.工程施工图、工程施工图设计文件审查合格书及审查备案书；（永久）
28.设计任务书及计划任务书；（永久）
29.建筑工程质量监督登记表及通知书；（永久）
30.工程建设项目备案登记证；（永久）
31.建设工程施工许可证；（永久）
32.工程决算或工程审计报告[归财会类 CK12；行政类 XZ13] （三）JJ12[2] 工程施工
33.A 分册原材料、构配件出厂质量证明资料；（长期）
34.B1 分册原材料、构配件试验资料（含见证检测资料）；（长期）
35.B2 分册施工试验资料；（长期）
36.C 分册施工管理资料；（长期）
37.D 分册施工控制资料；（长期）
38.E 分册设计勘察资料；（长期）
39.F 分册其他专业项目资料；（长期） 40.G 分册建筑暖卫工程资料；（长期） 41.H 分册电器安装资料；（长期）
42.I 分册通风空调资料；（长期） 43.J 分册电梯安装资料；（长期） 44.装修（装饰）资料；（长期） （四）JJ12[3] 工程竣工验收
45.竣工验收会议决议文件；（永久） 46.竣工验收报告；（永久）
47.竣工验收证明书及工程质量备案单； (永久) 48.消防、园林、环保等专项认可文件； (永久)
49.工程质量保修书； (永久) 50.工程监理资料；（长期）
51.全部竣工图纸：
52.建筑竣工图； (永久)
53.结构竣工图； (永久)
54.给排水及消防竣工图； (永久)
55.电气、弱电、电视、网络竣工图； (永久)
56.供热竣工图； (永久)
57.通风空调工程竣工图； (永久)
58.装修、装饰工程竣工图； (永久)
59.工程竣工测量资料； (永久)
60.地下管线资料； (永久)
61.工程现场声像资料； (永久)[声像类 SX]
62.交付使用的固定资产；（永久）
63.本部门牵头进行的重大活动的有关材料；（永久或长期）
64.学校获市级以上各类荣誉证书、奖牌等；（永久）[归实物类 SW]
65.其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料；（永久或长期）[音像归声像类 SX]
66.以上归档材料的电子文件。（永久）
第十五条 档案的查阅与利用
（一）校外单位或个人，查借阅档案资料时，须改造登记批准手续方可查阅相关资 料，重要、珍贵的档案一般不外借，如有特殊需要，需经领导审批同意，并限期归还。 档案管理员作好查借阅登记。
（二）对所借阅档案资料，要妥善保护，不得转借、不得拆卷、抽页、剪裁、涂改、 眉批、污损，借阅期间发生的一切问题由借阅人负责。
（三）对归还的档案资料，档案管理员要进行认真清点、检查和验收，无误后方可 归档，如发现问题，及时查明原因，作出相应处罚。
（四）对过期不还者，档案室人员有责任催还，对故意不还者，应报领导同意采取 相应措施。
（五）按有关规定确定档案资料密级及保管期限，经鉴定需销毁的档案资料，必须 编造销毁清册，经有关领导批准后方可销毁。
第五章 附则
第十六条 未尽事宜，按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328 -2001）、 《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）、《高等学校档案工作规范》执行。
第十七条 本细则仅适用于后勤管理处内部档案管理，自颁布之日起施行，由后勤管理处负责解释。本细则实施后有效期内遇有国家、地方新颁布法律、法规、行政规章与本细则 不一致的，从其新法律、法规、行政规章。
