维修材料采购管理制度
为加强维修材料采购管控工作，有效降低采购成本，提高国有资金使用效益，优化工作流程，规范采购程序，健全内控、监督机制，确保采购质量，特制定本制度。
一、工作原则
1．勤俭办学、厉行节约的原则。
2．统一管理，统一采购，统一财务，统一监督的原则。
3．公开透明，阳光操作的原则。
二、采购范围
后勤管理处维修经费内的各种维修、维护所需物资材料。如水电暖维修中的水（上、下水）、电、暖材料，校舍设施维修所用的土、木、瓦等物资材料，楼宇内公共基础设施的维修耗材，校园环境设施的维护材料等。
三、采购程序
根据后勤维修材料采购特点，分常规维修耗材采购、批量采购和大宗采购。由资产管理处组织招标，确定一家入围水、电、五金等维修耗材供应商，负责学校常规维修耗材供应。后勤管理处在校内设立周转仓库，工程管理科设物资材料总保管员1人。
1．常规维修耗材采购
由学校物业公司维修部门（班组）填写维修材料采购计划审批表，经分管科室负责人复核，分管副处长同意后，总保管员以电子稿或传真、微信、电话方式通知到年度耗材供应商采购。突发性应急抢修（特殊）材料可先采购领取使用，后补采购计划审批表。
2．批量采购
各部门或物业维修（班组）将批量采购材料的品种、数量、规格及详细技术、质量要求提出采购计划，由科室（部门）上报后勤管理处分管副处长批准，经后勤管理处处长签字后，由工程管理科根据时间要求有计划组织采购；工程管理科按照提交的采购计划，在进行市场调研的基础上，就同品种、同规格、同技术性能的产品组织入围供应商评议、比较，确定供货单位，供货单位按照要求供货；常用物资也可由供货商入库存放，总保管员要对与样品不符、化验不合格、质量不合格、规格不符、数量不足的物资，有权拒绝入库签字。
3．大宗采购
大宗物资的采购由需求部门提交采购计划（包括数量、规格、技术参数、标准要求、拟用品牌等详细内容），需学校招标的报资产管理处，按照《山东青年政治学院招标投标管理办法》逐级审批后组织招标、采购工作。
四、出入库管理
采购的所有物资材料必须先入库再出库。物资材料总保管员负责物资材料的验收、入库、出库工作，建立保管帐，做好登记。为方便工作，学校物业单位设维修耗材管理员1人，协助学校对维修耗材的计划提报、使用统计和应急库存的管理。
1.工程管理科负责人、总保管员、供货商一起在材料入库前，根据采购（送货）清单逐一核对数量，规格、型号是否与预算清单相符，价格与投标报价是否一致；如有偏差及假冒伪劣产品，及时退回并书面通知供应商，确认无误后，验收人同时在入库单上签名确认。入库单一式三份，一份供应商留存、一份仓库存根、一份财务记账；建立保管帐，否则不予出库和结算。
2.材料出库由材料使用部门填写出库（领料）单，交总保管员进行出库登记工作，并履行领取人及部门负责人签字手续。出库（领料）单一式三份，一份存根、一份领取人留存、一份仓库记帐。
3.每月月初，维修耗材管理员协助总保管员将上月出库、入库单进行汇总，定期向工程管理与督察管理科做出入库报告。工程管理与督查管理科要监督总保管员按月核对周转仓库的维修耗材，做到帐帐相符，帐物相符。
4.工程管理科和督察管理科负责组织仓库盘点，学校资产管理处相关人员共同参与仓库盘点。仓库盘点分月盘点、学期盘点和年度盘点。月盘点以“抽查”为主，重点抽查出库比较频繁的材料品种；学期盘点和年度盘点定期在学期末、年度末进行，要对仓库整体盘点，盘点时必须详细记录盘点情况，参加人确认签字。
五、结算管理
严格执行《山东青年政治学院资金结算管理办法》，采购物资材料要及时报账结算，除需要扣除部分质保金外，不拖不欠。
1．采购物资材料必须索要合法凭证，否则不予报销。
2．报销时，必须有经办人、后勤管理处负责人和分管领导签字后方可报销。
3．报销时除持合法的报销凭证外，必须附物资材料入库清单。
